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La dématérialisation des factures : la stratégie à adopter

Inovcom

Communiqué le 09/03/2016

La dématérialisation des factures : la bonne résolution des entreprises actuelles

La situation de l'économie actuelle conduit les sociétés à revoir leurs stratégies. Pour cela, de nouvelles directives ont été mis en place pour faire face à la circonstance économique de ce troisième millénaire comme la diminution de toutes les charges de fonctionnement au sein de l'entreprise tout en accroissant sa productivité dans le but d'améliorer son efficacité.

A l'heure où nous parlons, il existe bel et bien des procédés qu'il entièrement possible d'effectuer de manière automatique. C'est surtout dans ce cadre que nous allons voir que le recourir à la dématérialisation des factures est actuellement le mot d'ordre dans les entreprises.

Priorité ou stratégie, que signifie la dématérialisation des factures dans le monde de l'entreprise ?

Les factures fournisseurs : les plus dématérialisés

S'il y a une facture qui se dématérialise dans l'ensemble de toutes les entreprises qui se sont résolues à adopter la numérisation, et bien ce n'est autre que la facture fournisseur.

Plusieurs raisons soulignent le recours à la dématérialisation des factures fournisseurs. Une de ces raisons est le temps de traitement manuel d'une facture : il atteint presque 2 semaines. Quant au coût de traitement unitaire, elle est assez élevée et atteint en moyenne une bonne quinzaine d'euros. Et pour terminer, il est important de savoir que le traitement manuel d'une facture fournisseur pourrait contenir un taux élevé d'erreur dont la correction augmenterait par la suite son temps de traitement, d'où une perte de temps !

Bref, la dématérialisation des factures signifierait :

-        Une diminution des charges

-        Une meilleure attribution du temps : pas de temps perdu

-        Un rendement accru

-        Un examen approfondi des factures circulant dans l'entreprise

-        Une disparition des tâches ne rapportant rien à la société

Comment rendre efficace cette dématérialisation ?

C'est simple : il faut que tout le département approvisionnement de l'entreprise soit intégralement numérisé pour une optimisation optimale de la gestion. La dématérialisation ne devrait pas se limiter juste au niveau du traitement de la facture mais dans tout le processus d'achat en amont et en aval. Une refonte complète de l'organisation administrative est donc nécessaire.

Les règles juridiques en matière de dématérialisation de factures

L'établissement d'une facture numérique ou électronique doit suivre scrupuleusement la législation pour qu'elle soit valable. Comme la facture papier, outre les mentions légales qu'elle doit comporter, la facture papier doit inclure une signature électronique et d'un message de convention établi entre les parties au contrat de vent.

D'un point de vue juridique, il n'existe que deux sortes de dématérialisation de facture :

-        La numérisation simple par le scan de la facture. Le format papier servira donc de preuve.

La dématérialisation fiscale selon la norme EDIFACT centralisant tous les fichiers échangés


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